Erste Schritte und Rollen
Das Kinovo Portal ist eine Mehrvereinsplattform. Jeder Verein ist vollständig getrennt: alle Daten gehören genau einem Verein und sind technisch voneinander isoliert. Wer was darf, hängt von der Rolle ab.
| Rolle | Wer | Darf |
|---|---|---|
| Vereinsadmin | Obmann, Kassier, Vorstand | Vollzugriff im eigenen Verein: Mitglieder, Termine, Zahlungen, Inventar, Nachrichten, Einstellungen |
| Trainer | Trainer einer Mannschaft | Kalender, Mitglieder ansehen, Anwesenheit eintragen, Trainingspläne, Aufstellung, Dokumente lesen. Kein Zugriff auf Finanzen und Plätze |
| Eltern und Kind | Familien | Nutzen die Kinovo App: Termine, Zusagen, Beiträge lesen, Beitragsstatus |
Anmelden
Das Portal öffnest du im Browser unter portal.kinovo.at/login. Du meldest dich mit Benutzername und Passwort an. Die Sitzung bleibt 24 Stunden aktiv, abmelden kannst du jederzeit unten in der Seitenleiste.
- Login mit Benutzername oder hinterlegter E-Mail-Adresse
- Optionale Zweifaktorauthentifizierung für zusätzlichen Schutz
- Nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto kurz gesperrt, das schützt vor fremden Zugriffen
- Passwort vergessen? Über den Link auf der Anmeldeseite oder den Vereinsadmin zurücksetzen
Dashboard
Nach dem Login landest du auf dem Dashboard, deiner Kommandozentrale. Ganz oben siehst du den Vereinscode, mit dem neue Mitglieder beitreten. Darunter Kennzahlen, die nächsten Termine, offene Beiträge und die letzten Aktivitäten.
Das Dashboard: Vereinscode zum Einladen, Kennzahlen, nächste Termine und offene Zahlungen auf einen Blick.
Vereinscode zum Einladen
Der sechsstellige Code ist der Schlüssel für neue Mitglieder. Du kannst ihn kopieren, den fertigen Beitrittslink teilen oder direkt über das System per Nachricht versenden.
- Kennzahlen: aktive Mitglieder, aktive Gruppen, nächster Termin, offene Beiträge
- Nächste Veranstaltungen mit Zusagen, Absagen und offenen Rückmeldungen
- Offene Zahlungen mit Name und Betrag, direkt mit Erinnerung
- Ausstehende Anfragen erscheinen nur, wenn neue Beitrittswünsche da sind, und lassen sich mit einem Klick annehmen oder ablehnen
Mitglieder AdminTrainer liest
Unter /members verwaltest du alle Personen im Verein: Kinder, Eltern, Trainer und Vorstand. Filter und Suche helfen bei großen Vereinen, jede Zeile öffnet das vollständige Profil.
Mitgliederliste mit Filter nach Status, Rolle und Gruppe.
- Filter nach Status, Rolle und Gruppe, Suche über Vor und Nachname
- Neues Mitglied anlegen mit Vorname, Nachname und Rolle als Pflicht, dazu optional Kontakt, Geburtsdatum, Notfallkontakt, Gruppe und Foto
- Anwesenheitsquote und Beitragsstatus direkt im Profil
- Import und Export als CSV, eine Zeile pro Mitglied
Beitritt per Vereinscode
Eltern melden sich selbst an, du musst niemanden abtippen. So läuft es:
- Vereinscode oder Beitrittslink aus dem Dashboard teilen, etwa im Aushang oder in der Elterngruppe
- Eltern öffnen den Link und füllen ein kurzes Formular aus
- Die Anfrage erscheint bei dir unter Ausstehende Anfragen
- Du nimmst sie an oder lehnst sie ab, die Eltern bekommen automatisch Bescheid
Gruppen Admin
Unter /groups bildest du deine Mannschaften und Teams ab. Gruppen können Untergruppen haben, etwa Nachwuchs mit U10 und U12.
Gruppenübersicht mit Mitgliederzahl und Farbe.
- Hierarchische Gruppen und Untergruppen
- Eigener Beitrittscode pro Gruppe
- Farbe zur Unterscheidung im Kalender
- Trainer und Mitglieder werden je Gruppe zugeordnet
Kalender und Events AdminTrainer
Unter /events planst du Trainings, Spiele und Veranstaltungen. Jeder Typ hat eine eigene Farbe, Mitglieder sagen in der App zu oder ab.
Kalender mit Training in Grün, Spiel in Blau und Veranstaltung in Orange.
- Titel, Beschreibung, Typ, Start und Ende
- Optional einer Gruppe zuordnen, sonst gilt der Termin für den ganzen Verein
- Optional einen Platz buchen, Doppelbuchungen werden erkannt
- Zusagen und Absagen je Termin im Überblick
Anwesenheit Trainer
Unter /attendance hakst du pro Termin schnell ab, wer da war. Große Flächen, damit es auch am Spielfeldrand am Handy klappt.
Anwesenheit mit drei großen Schaltflächen: anwesend, nicht da, entschuldigt.
- Schnellliste aller Mitglieder der zugeordneten Gruppe
- Drei Status: anwesend, nicht da, entschuldigt
- Notiz je Eintrag möglich
- Quote sammelt sich automatisch im Mitgliederprofil
Trainingspläne Trainer
Unter /training-plans hältst du Trainingsinhalte und Übungen fest und teilst sie mit deinem Team.
Trainingspläne strukturiert je Gruppe und Einheit.
Spielergebnisse Trainer
Unter /game-results trägst du Ergebnisse ein und dokumentierst den Saisonverlauf deiner Mannschaft.
Ergebnisse je Spiel, übersichtlich gesammelt.
Aufstellung Trainer
Unter /lineups stellst du deine Mannschaft für ein Spiel auf und planst Positionen.
Aufstellung mit Positionen je Spiel.
KI Cotrainer
Unter /cotrainer unterstützt dich ein KI Assistent, etwa bei Auswertungen und Vorschlägen rund um dein Team. Die Funktion ist optional.
Der KI Cotrainer als digitale Assistenz.
Beiträge
Unter /posts teilst du Neuigkeiten mit dem ganzen Verein oder einzelnen Gruppen, etwa Spielberichte oder Ankündigungen. Bilder werden automatisch optimiert.
Vereinsbeiträge für alle oder gezielt für eine Gruppe.
Nachrichten Admin
Unter /notifications erreichst du den ganzen Verein, eine Gruppe oder ein einzelnes Mitglied per Pushnachricht und E-Mail. Sofort oder geplant.
Empfänger wählen, Text schreiben, sofort oder geplant senden.
- Empfänger: ganzer Verein, eine Gruppe oder ein Mitglied
- Sofortversand oder geplant zu Datum und Uhrzeit
- Status zeigt, ob die Nachricht zugestellt wurde
Umfragen Admin
Unter /surveys holst du Rückmeldungen ein, etwa zu Terminen, Ausflügen oder Trikotbestellungen. Mitglieder antworten in der App.
Umfragen mit verschiedenen Fragetypen und Auswertung.
- Fragetypen: Text, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Bewertung und Ja oder Nein
- Zielgruppe und Ablaufdatum festlegen
- Auswertung direkt im Portal
Dokumente
Unter /documents legst du Dateien strukturiert ab, wie in einem Dateibrowser. Pro Datei steuerst du genau, wer sie sehen darf.
Ordner, Upload und Sichtbarkeit je Datei.
- Ordnerstruktur, Upload per Klick oder Ziehen und Ablegen
- Sichtbarkeit je Datei: alle, nur Admins, nur Trainer oder nur Eltern
- Ordner einer Gruppe zuordnen, dann sehen ihn nur Gruppenmitglieder
Typisch sind Vereinssatzung, Trainingskonzept, Mitgliedsanträge oder Belegungspläne.
Plätze und Ressourcen Admin
Unter /venues verwaltest du Sportplätze, Hallen und Räume samt Buchungen. Der Buchungskalender unter /venues/calendar zeigt die Belegung.
Plätze anlegen und Buchungen ohne Doppelbelegung verwalten.
- Platz mit Name, Ort, Kapazität und Status
- Buchungen mit Konflikterkennung, kein Doppelbuchen möglich
- Buchungen entstehen auch automatisch aus Terminen mit Platzzuordnung
Inventar Admin
Unter /inventory behältst du Trikots, Equipment, Getränke und Sonstiges im Griff. Jeder Bereich hat seine eigene Logik.
Inventar in vier Bereichen, hier mit Fotos je Eintrag.
- Trikots: nummerierte Trikots an Spieler ausgeben und zurücknehmen, am Saisonende alle auf einmal zurück
- Equipment: Bestände zählen mit Warnschwelle und Verlauf
- Getränke: Verkauf mit einem Klick, Tageseinnahmen werden mitgezählt, vollständig anonym
- Sonstiges: alles andere wie Fahnen, Schlüssel oder Erste Hilfe
Zahlungen Admin
Unter /payments verwaltest du Beiträge und behältst offene Posten im Blick. Erinnerungen gehen per E-Mail und Pushnachricht raus.
Beitragsarten und Zahlungsstatus je Mitglied.
- Beitragsarten anlegen mit Name, Betrag, Fälligkeit und optionaler Gruppe
- Status je Zahlung: offen, bezahlt, überfällig, teilbezahlt
- Erinnern sendet sofort E-Mail und Pushnachricht an das Mitglied
- Automatik: fällige Beiträge werden täglich markiert und höchstens einmal pro Woche erinnert
Sammelrechnungen Admin
Unter /invoices bündelst du mehrere Beiträge zu einer Rechnung, praktisch für Familien mit mehreren Kindern oder für die Jahresabrechnung.
Mehrere Beiträge in einer Sammelrechnung zusammenfassen.
Einstellungen Admin
Unter /settings pflegst du die Vereinsstammdaten, das Erscheinungsbild und die Sicherheitsoptionen. Hier findest du auch den Landing Editor für die öffentliche Vereinsseite, die Zweifaktorauthentifizierung und das Aktivitätsprotokoll.
Vereinsdaten, Erscheinungsbild und Sicherheit an einem Ort.
- Stammdaten: Name, Kontakt, Adresse, Sportart und Vereinsfarben
- Landing Editor: die öffentliche Vereinsseite unter portal.kinovo.at/v/deinverein gestalten
- Zweifaktorauthentifizierung für zusätzlichen Schutz aktivieren
- Aktivitätsprotokoll: wer hat wann was geändert
Datenschutz und Sicherheit
Kinovo arbeitet mit den Daten von Kindern, Eltern und Vereinen. Darum ist Datenschutz kein Beiwerk, sondern Grundlage. Hier steht, wo eure Daten liegen, wie sie geschützt sind und welche Rechte ihr habt.
Hosting in Europa
Anwendung und Datenbank laufen auf einem Server bei Hetzner in Österreich. Die Daten verlassen die Europäische Union im Normalbetrieb nicht.
Bilder verschlüsselt abgelegt
Hochgeladene Bilder werden verkleinert, in WebP gewandelt und im Cloudflare R2 Speicher abgelegt. Dort sind sie im Ruhezustand mit AES 256 verschlüsselt und werden ausschließlich über gesicherte Verbindungen ausgeliefert.
Verschlüsselte Übertragung
Der gesamte Datenverkehr läuft über HTTPS. Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, sondern als sicherer Hash. Optional schützt eine Zweifaktorauthentifizierung den Zugang.
Keine Werbung, kein Tracking
Kinovo verkauft keine Daten, blendet keine Werbung ein und bindet keine Tracker von Dritten ein. Die Daten gehören dem Verein.
Eure Rechte als Betroffene
- Auskunft und Export, Artikel 15: Mitglieder können ihre eigenen Daten jederzeit als Datei exportieren
- Löschung, Artikel 17: ein Konto und die zugehörigen Daten lassen sich löschen
- Trennung der Vereine: jeder Verein sieht ausschließlich seine eigenen Daten, eine Vermischung ist technisch ausgeschlossen
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen im Verein werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten
Eingesetzte Dienstleister
Für den Betrieb arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Anbietern zusammen. Jeder verarbeitet nur die Daten, die für seine Aufgabe nötig sind.
| Dienstleister | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Hetzner | Server und Datenbank | Österreich, EU |
| Cloudflare R2 | Speicher für hochgeladene Bilder | EU Region, verschlüsselt |
| Resend | Versand der System E-Mails | Auftragsverarbeiter |
| Anthropic | KI Cotrainer, nur bei aktiver Nutzung | optionaler Dienst |
Häufige Fragen
Eltern bekommen keine E-Mail
Zuerst die Adresse auf Tippfehler prüfen und den Spamordner ansehen. Die Absenderdomain kinovo.at ist verifiziert, in aller Regel kommen die Nachrichten an.
Der Vereinscode funktioniert nicht
Der Code ist unabhängig von Groß und Kleinschreibung, am besten genau aus dem Dashboard kopieren. Prüfe außerdem, ob der Verein aktiv ist.
Der Fotoupload schlägt fehl
Akzeptiert werden Bilddateien bis 10 Megabyte, größere werden automatisch verkleinert. Andere Dateitypen werden nicht angenommen.
Die Anmeldung klappt nicht
Bitte den Benutzernamen prüfen, nicht die E-Mail mit dem Passwort verwechseln, und sicherstellen, dass das Konto aktiv ist und Cookies erlaubt sind.